적격증빙의 종류,예시와 적격증빙을 받을 수 없을때 자료 요청 요령

1. 적격증빙자료 종류,예시와 보관기간

적격증빙자료란, 법에서 정하고 있는 경비처리로 인정이 되는 증빙자료입니다. 그 이외의 증빙자료로 대신하는 경우, 비용으로 인정받기 어렵거나 가산세를 지불할 수 있습니다.

1) 적격증빙자료 종류

• 세금계산서

• 계산서

• 신용카드

• 현금영수증

2) 적격 증빙 예시

수표·어음, 채권, 상품권, 기프트카드, 교통카드, 고속도로카드, 하이패스카드 등 부가가치세법 상 재화나 용역에 해당되지 않으므로 적격증빙 수취대상이 아닙니다. 증빙을 수취하여야 할 때는 다른 방식으로 증명이 필요합니다. 자주 문의를 받았던 순서대로 정리해보았습니다.

(1) 세금계산서

일반과세사업자가 부가가치세 과세대상인 재화나 용역을 공급할 때, 공급받는 자에게 발급하는 서류입니다.

(2) 계산서

면세사업자가 부가가치세가 면세되는 재화나 용역을 공급하는 경우에 발행하는 서류입니다.

(3) 신용카드매출전표

공급받은 재화나 용역의 대금을 신용카드로 결제한 경우에 발행합니다.

(4) 현금영수증

물품 등을 구매하고 현금을 지급하면서 사업자지출증빙용으로 발급받는 영수증입니다.

3) 적격증빙자료 보관기간

법인사업자는 거래에 대한 증빙자료를 신고 기한으로부터 5년간 보관해야 합니다.

2. 적격증빙을 받을 수 없을때 자료 요청 요령

1) 축의금 혹은 조의금

직원이나 거래처에게 경조사비를 지급하는 경우 청첩장 혹은 부고장(모바일 이미지도 가능)에 금액을 기재해서 보관합니다. 다만, 증빙을 수취하지 못한다면 비용으로 회계처리는 가능하나 세무 신고 시에는 전액 비용으로 인정받을 수 없습니다.

<축의금 증빙 예시>
한국세무사회 전산세무회계 NCS 기반 교육교재 발췌

2) 상가 구입(임대차)

(1) 사업자로부터 구입(임차)하는 경우

세금계산서 등의 적격증빙을 수취합니다. 적격증빙을 수취하지 않았다면 거래사실을 확인할 수 있는 매매계약서(임대차계약서)를 수취하셔서 보관합니다.

<부동산 임대차계약서 예시>
한국세무사회 전산세무회계 NCS 기반 교육교재 발췌

(2) 사업자가 아닌 개인으로부터 구입(임차)하는 경우

대금 지급을 증명할 수 있는 계약서, 송금영수증, 입금표 등을 받아서 보관합니다.
*사업자가 아닌 개인으로부터 매입하는 경우 거래사실을 증명할 수만 있다면 적격증빙을 수취하지 않아도 증빙불비가산세가 적용되지 않습니다.

(3) 공인중개사에게 지급하는 중개수수료, 법무사에게 지급하는 등기대행수수료

건당 금액이 3만 원을 초과하는 경우 세금계산서 등의 적격증빙을 수취합니다.

(4) 구청에 납부하는 건물 구입 취득세

적격증빙 수취 의무가 없으므로 구청에서 발급해주는 납부영수증 등을 수취합니다.

3) 인건비 지급

(1) 급여 지급

임직원에게 지급하는 급여, 일용근로자에게 지급하는 급여, 인적용역에 대한 대가로 사업소득자, 기타소득자에게 지급하는 급여는 소득세법 규정에 의하여 소득세를 원천징수한 후 지급해야 하며 세금계산서 등의 적격증빙을 수취해야 하는 대상이 아닙니다. 실무상 인건비 지출 증빙은 원천징수영수증과 지급명세서의 제출로 이루어지므로, 원천징수를 적법하게 진행하고 원천세 신고와 지급명세서 제출을 기한에 맞춰 진행하는 것으로 적격증빙의 수취를 대신할 수 있습니다.

<근로소득 원천징수영수증/지급명세서 예시>
한국세무사회 전산세무회계 NCS 기반 교육교재 발췌

(2) 소득세(지방소득세) 납부

다만, 소득세, 지방소득세 납부 영수증은 인건비 지급에 대한 증빙이 아니고, 인건비 지급으로 인해 발생하는 원천세를 과세관청에 납부했다는 것을 증명할 수 있는 서류입니다.

<소득세 납부 영수증 예시>
한국세무사회 전산세무회계 NCS 기반 교육교재 발췌

<지방소득세 납부 영수증 예시>
한국세무사회 전산세무회계 NCS 기반 교육교재 발췌

4) 기부금

기부금은 세금계산서 등의 적격증빙을 수취해야 하는 대상이 아닙니다. 그러나 사업 비용으로 인정받기 위해서는 기부금을 수령한 단체로부터 기부금 영수증을 받아서 보관해야 합니다.

<기부금 영수증 예시>
한국세무사회 전산세무회계 NCS 기반 교육교재 발췌

5) 차량 취득 및 관련 비용 지출

(1) 사업자로부터 취득한 경우

세금계산서 등의 적격증빙을 수취합니다.

(2) 사업자가 아닌 개인으로부터 취득한 경우

대금 지급을 증명할 수 있는 계약서, 송금영수증, 입금표 등을 받아서 보관합니다. 사업자가 아닌 개인으로부터 차량을 취득하는 경우 거래사실을 증명할 수 있다면 적격증빙을 수취하지 않아도 증빙불비가산세가 적용되지 않습니다.

(3) 차량 구입 시 부담하는 취득세

적격증빙 수취 의무가 없으므로 구청에서 발급해주는 납부영수증 등을 수취합니다.

<취득세 납부서 겸 영수증 예시>
한국세무사회 전산세무회계 NCS 기반 교육교재 발췌

(4) 공채 매입 관련 금액

차량 구입과 함께 공채를 매입할 때 채권매입 확인증을 수취하여 보관합니다. 그리고 매입한 채권을 은행 등에 즉시 매도하여 현금화(공채할인)한 경우 은행 등으로부터 공채할인 영수증을 수취합니다.

<채권매입 확인증, 공채할인 영수증 예시>
한국세무사회 전산세무회계 NCS 기반 교육교재 발췌

(5) 차량 렌트 및 리스의 경우

건당 금액이 3만 원을 초과하는 경우 세금계산서 등의 적격증빙을 수취합니다. 관리 목적으로 차량렌트(리스)계약서와 상환내역서(상환스케줄표) 등을 별도로 보관해야 합니다.

<차량리스 상환내역서 예시>

(6) 주차위반, 교통위반 벌금 및 과태료, 고속도로 통행료

적격증빙 수취 대상이 아니므로 납부 영수증 등을 수취합니다.

① 고속도로 통행료

<고속도로 통행료 영수증 예시>
한국세무사회 전산세무회계 NCS 기반 교육교재 발췌

② 범칙금 영수증

<범칙금 영수증 예시>
한국세무사회 전산세무회계 NCS 기반 교육교재 발췌

6) 유가증권 매입

수표·어음, 채권, 상품권, 기프트카드, 교통카드, 고속도로카드, 하이패스카드(충전료 포함) 등의 유가증권은 부가가치세법 상 재화나 용역에 해당되지 않으므로 적격증빙 수취대상이 아닙니다. 그러므로 매입사실을 입증할 수 있는 영수증을 수취하여 보관합니다.
다만, 수표, 어음, 채권, 상품권, 기프트카드는 실제 사용 시 사용처 및 사용일자, 금액을 내부적으로 기록 관리하셔야 합니다.

<하이패스카드 영수증 예시>
한국세무사회 전산세무회계 NCS 기반 교육교재 발췌

7) 통신비

(1) 인터넷,TV,전화 청구서

전신·전화요금, 인터넷사용료, 전용회선사용료, 팩스사용료의 경우에는 청구서가 일반적인 세금계산서 양식은 아니지만 국세청으로부터 승인을 받은 세금계산서입니다. 청구서에 공급가액과 부가가치세가 구분되어 기재되어 있고, 공급하는 자, 공급받는 자의 사업자등록번호가 표기되어 있는 경우 부가세매입세액 공제를 받을 수 있습니다. 따라서 해당 청구서를 증빙으로 보관합니다.

<전화요금, 인터넷전용선 청구서 예시>
한국세무사회 전산세무회계 NCS 기반 교육교재 발췌

(2) 우체국 영수증

등기우편료, 일반우편료, 소포비 등은 우체국 접수 후 발급되는 영수증을 수취하면 됩니다. 국가 및 지방자치단체와의 거래 시에는 적격증빙 규정이 적용되지 않기 때문입니다. 그러나 우체국택배는 사계약에 의해 발송하는 것이므로 적격증빙서류를 수취해야만 합니다.

<우체국 영수증 예시>
한국세무사회 전산세무회계 NCS 기반 교육교재 발췌

8) 수입 (재화,용역)

재화 또는 용역을 수입하는 경우 인보이스 혹은 수입신고필증을 수취하여 보관합니다.

<수입신고필증 예시>
한국세무사회 전산세무회계 NCS 기반 교육교재 발췌

9) 이자 또는 배당금

이자소득 또는 배당소득을 수령할 때 소득금액에서 원천징수된 금액을 수령하게 됩니다. (단, 소득자가 법인인 경우 배당금은 원천징수되지 않습니다.) 원천징수된 금액을 수령하는 것은 소득자의 입장에서 이자, 배당수익에 대한 소득세를 선납한 것이 되므로, 이 세액은 법인세(개인의 경우 종합소득세) 신고 시 차감할 수 있습니다. 따라서 이자소득, 배당소득이 발생했을 때는 선납된 세액을 확인할 수 있는 이자·배당소득 원천징수영수증을 수취 및 보관합니다.

<이자 배당소득 원천징수영수증 예시>
한국세무사회 전산세무회계 NCS 기반 교육교재 발췌

10) 지로영수증

신문, 가스요금 등 지로용지로 납부를 하는 경우, 청구서 (혹은 지로영수증)을 수취 및 보관합니다.

11) 상품권

상품권은 유가증권과 같은 성격으로 볼 수 있어, 상품권을 판매하는 것은 재화나 용역을 제공하는 거래가 아니므로 상품권을 판매할 때는 세금계산서나 계산서를 교부할 수 없습니다.

따라서 상품권을 구입할 때는 일반 영수증이나 온라인 송금영수증 등을 받아 놓고, 회사 계정으로는 상품권이나 유가증권과 같은 자산으로 처리 후 그 상품권을 실제로 사용할 때 지출성격에 따라 정규 지출증빙 수취대상 여부를 판단해야 합니다.

만약 카드라면, 영수증을 받아 보관합니다.

12) 간이영수증

간이영수증은 적격증빙이 아니므로 일반경비는 3만 원까지 / 접대비의 경우 1만원 까지  증빙자료로 인정받을 수 있습니다.

해당 금액을 초과하면 세무 상 비용으로 인정받을 수 없으며, 4만원을 간이영수증으로 처리한 경우에는 4만원 모두 2%의 증빙불비가산세 (증빙불비가산세 = 적격증빙 미수취금액 X 2%)를 부담해야 합니다.

13) 거래명세서 외 내부문서

간혹 거래명세서, 입금표, 수입결의서, 지출결의서 등이 증빙이 될 수 있는지 문의 주시는 분들이 있습니다.

이 서류들은 내부 관리를 목적으로 작성하는 서식이며 모두 법적으로 인정하는 증빙이 아닙니다. 거래명세서는 거래가 있었다는 사실을, 입금표는 돈을 받았다는 사실을, 지출결의서는 회사에서 지출을 했다는 사실을 입증하는 증빙이므로 거래를 입증하기 위해서는 추가적으로 증빙이 필요합니다.

결론

이 외에도 사업을 하다 보면 무수히 많은 형태의 거래들이 발생합니다. 적격증빙을 수취할 수 있는 상황이라면 적격증빙을 수취하는 것이 무엇보다 중요하고, 불가피하게 적격증빙 수취가 불가능하더라도 거래를 입증할 수 있는 서류들을 꼭 구비해두는 것을 추천드립니다.